• Proje ile ilgili imzalanması  gereken tüm belgelerin (proje önerisi, sözleşme vb.)  kurum yetkilisi olarak Rektör Yardımcısı Prof. Dr. Ş. Armağan TARIM'a imzaya sunulması  gerekmektedir. Bu süreci BAP Koordinasyon Birimi / Proje Destek Ofisi yürütmektedir. Yürütücülerin imza işlemleri için evraklarını BAP Koordinasyon Birimi / Proje Destek Ofisi’ne teslim etmeleri gerekmektedir.
• Yürütücü, onaylı proje sözleşmesini ve Proje Özet Bilgi Tablosunu proje dosyası açılması için BAP Koordinasyon Birimi / Proje Destek Ofisi’ne iletmelidir.
• TÜBİTAK projelerinden yapılan harcamalar Birimimiz Dış Destekli Projeler Ofisi personelleri tarafından TTS (Transfer Takip Sistemi)  ‘ne kaydedilmektedir.  TÜBİTAK’ın, TTS ‘nde hesap açılmasını bildirdiği her bir proje için Üniversitemiz Strateji Geliştirme Daire Başkanlığı tarafından bankada proje özel hesabı açılır. (Hesap Açma Dilekçesi)
• Projede yapılan harcamaların ödemeye gönderilmesi için MYS (Muhasebe Yönetim Sistemi) Ödeme Emri Belgesi düzenlenmesi gerekmektedir. Proje Yürütücüsü MYS ‘ ne giriş yapabilmek için Harcama Yetkilisi olarak, Gerçekleştirme Görevlisini ve Veri Giriş Görevlisini belirleyerek MYS Formunu BAP Koordinasyon Birimi / Proje Destek Ofisi’ne iletir. Gerçekleştirme Görevlisi projede araştırmacı olarak çalışan veya Hacettepe Üniversitesi personeli herhangi biri olabilir (Bursiyer hariç).
• Veri Giriş Görevlisi atama işlemi, proje yürütücüsünün inisiyatifindedir. İsterse bu role kimseyi atamayabilir. Veri Giriş Görevlisi sadece sistem üzerinde kayıt oluşturabilir, onay veremez.  Projede araştırmacı olarak çalışan biri veya Hacettepe personeli herhangi biri veri giriş görevlisi olabilir. (Bursiyer dahil) Yürütücüler bu role kendilerini de atayabilirler. Bu rolle birlikte Harcama Yetkilisi olarak sistemde kayıt oluşturma yetkisi bulunmayan sadece onay yetkisi bulunan yürütücüler kayıt oluşturabilme yetkisi de kazanmış olurlar. Islak imzalı MYS Formu  teslim edildikten sonra ilgili rollere atanan kişilere MYS ‘ne girebilmeleri için aktivasyon maili gönderilmektedir. İlgili kişilerin, şifre belirleyerek sisteme giriş yaptıktan sonra Dış Destekli Projeler Ofisi personeline mail atıp bilgi vermeleri gerekmektedir.
• TÜBİTAK Bursiyerleri için,  projeye dahil edilecek bursiyer herhangi bir yerde çalışmıyorsa SGK girişinin yapılması ZORUNLUDUR. SGK girişi yapılmayan bursiyerler TÜBİTAK'ın sisteminde tanımlı olsalar dahi burs alamazlar. Bursiyerin hak kaybına uğramaması için,  sisteme TÜBİTAK tarafından tanımlanmadan birkaç gün önce SGK İşe Giriş belgelerini muhakkak Dış Destekli Projeler Ofisine ulaştırılması gerekmektedir.
• Proje kapsamında yalnızca proje sözleşmesinde belirtilen harcamalar yapılabilir.
• Harcamalara ait tüm belgelerin ıslak imzalı aslı proje yürütücüsü tarafından muhafaza edilmelidir. Belgelerin içeriğinden Harcama Yetkilisi sorumludur.

Fatura Adı:
Hacettepe Üniversitesi
Bilimsel Araştırma Projeleri Koordinasyon Birimi
Proje Türü/ Proje Numarası

1. Saymanlık: VKN:  4540016259 / Hacettepe Üniversitesi Strateji Geliştirme Daire Başkanlığı (Kızılbey Vergi Dairesi)
2. Kamu
3. Harcama Birimi: VKN:  4540358582 / Hacettepe Üniversitesi Rektörlük (Doğanbey Vergi Dairesi)

TÜBİTAK Projeleri hakkında bilgi ve dökümanlar için tıklayın.