Değerli Proje Yürütücüleri, Araştırmacılar ve Bursiyerler,

22 Nisan 2022 tarihinde Hazine ve Maliye Bakanlığı tarafından yapılan duyuruda,  düzenlenen Ödeme Emri Belgesinin ekinde yer alan belgelerin ve faturaların elektronik ortamda ve elektronik imzalı olarak muhasebe birimine iletilmesi gerektiği belirtilmiştir.

25 Nisan 2022 tarihi itibariyle projelerden yapılacak harcamalara ilişkin evrakların MYSV2’de oluşturulan ödeme emri belgesinin ekine taranarak yüklenmesi gerekmektedir.

Konu ile ilgili yapılması gerekenler aşağıda açıklanmıştır;

• Harcama talimatı oluşturulması gereken ödemelerde, Gerçekleştirme Görevlisi onaylamadan önce, oluşturulan harcama talimatı, sayfanın sağ üst köşesindeki işlemler menüsünde yer alan  “Ön Mali Kontrol Görevlisine Gönder” butonu kullanılarak BAP Koordinasyon Biriminin kontrolü için gönderilmelidir.
• Bu aşamada evrak, BAP Koordinasyon Birimi tarafından kontrol edilerek, eksik veya hatalı bir işlem varsa,  sistem üzerinde hatalar ve eksiklikler belirtilerek iade edilecektir. Bu sebeple, evrakların son aşama olan muhasebeye gönderilinceye kadar evrakları hazırlayan veri giriş görevlisi veya gerçekleştirme görevlisi tarafından takibi, ödemelerin zamanında yapılabilmesi için büyük önem arz etmektedir.
• Harcama talimatı için işleyen “Ön Mali Kontrol” süreci, Ödeme Emri Belgesi için de geçerlidir. Tek fark, tüm iletilecek evrakların Ödeme Emri Belgesine, taranarak eklenmesi gerekliliğidir. Bu aşamada faturalar e-fatura ise, sistem üzerinden Ödeme Emri Belgesiyle ilişkilendirilecek, E-Arşiv ya da basılı fatura ise diğer belgeler gibi taranarak pdf olarak yüklenecektir.
• Ön Mali Kontrolü yapılan ve “Uygundur” ibaresi olan evraklar, Gerçekleştirme Görevlisince onaylanarak sistem üzerinden Harcama yetkilisine gönderilmelidir. Harcama Yetkilisi Ödeme Emri Belgesini elektronik imza ile imzalayarak mutlaka ”Muhasebeye Gönder” butonu aracılığıyla ödeme birimine göndermelidir. Aksi halde evrakların ödenmesi mümkün değildir.
• Son olarak, sistem üzerinden muhasebeye gönderilen ödeme emri belgesi ve taranarak yüklenen tüm ekleri elden BAP Koordinasyon Birimi Dış Destekli Projeler Ofisine iletilmelidir. Bu evraklar BAP Koordinasyon Birimi tarafından yapılacak denetimler için muhafaza edilecektir.